FAQ docenti

È sempre necessario ottenere per iscritto il nulla osta preventivo del Coordinatore del Dottorato, nonché dell’eventuale Docente responsabile dei fondi. . Tale nulla osta avverrà tramite la procedura di autorizzazione dell’applicativo Web missioni. Il giustificativo di spesa, fattura o ricevuta, deve essere intestato al Dipartimento (cfr. apposita FAQ), pertanto è necessario prendere contatti con la segreteria (missioni@sp.unipi.it) prima di effettuare l’iscrizione e/o il pagamento. Non sarà possibile rimborsare spese non autorizzate secondo la suddetta procedura. Nel caso in cui sia necessaria l’emissione di un ordine – solitamente quando viene emessa fattura ed è il Dipartimento che paga – è necessario utilizzare il modulo di richiesta per i buoni d’ordine.

Le risorse di Ateneo devono essere utilizzate entro la data indicata mediante: costi effettivamente sostenuti, mediante la registrazione di un documento di spesa quale fattura, notula, nota di debito di altra struttura, rimborso di missione; Nel caso di altri fondi, non provenienti dal bilancio di Ateneo, la scadenza può fare riferimento ai pagamenti effettuati o anche all’avvenuto versamento dell’IVA. Per la scadenza di fondi riguardanti a progetti soggetti a rendicontazione analitica è necessari rivolgersi al responsabile di Unità.

Almeno 10 giorni lavorativi prima della data del seminario.

1. Richiesta firmata da parte del docente proponente (per il modello scrivere a incarichi@sp.unipi.it), contenente titolo del seminario, importo del compenso, data di svolgimento del seminario, se previsto rimborso spese (specificare tipologia)  e il massimale;
2. Locandina dell’evento;
3. CV e documento di identità in corso di validità della persona a cui viene affidato l’incarico;
4. Dichiarazione altri incarichi (aggiornato all’anno di incarico).

1. Richiesta firmata da parte del docente proponente (per il modello scrivere a incarichi@sp.unipi.it), contenente titolo del seminario, data di svolgimento del seminario, se previsto rimborso spese (specificare tipologia) e il massimale;
2. Locandina dell’evento;
3. CV e documento di identità in corso di validità della persona a cui viene affidato l’incarico.

1. CV e documento di identità in corso di validità della persona a cui viene affidato l’incarico;
2. Codice fiscale: chiedere alla persona se possiede già un codice fiscale italiano, e in caso negativo segnalarlo in modo tale da provvedere a farne richiesta (i tempi di attesa sono di almeno 15 gg);
3. Dichiarazione dell’autorità fiscale competente del paese di residenza (eventuale), che attesta che la persona paga le tasse nel suo paese, e che quindi non è applicabile la doppia tassazione sul compenso.

Il relatore deve conservare tutti gli scontrini/ricevute/fatture cartacee in originale e consegnarle/spedirle al Dipartimento per l’emissione del rimborso.

Le spese di vitto, alloggio e mezzi di trasporto non di linea (es. taxi, veicoli  NCC) devono essere sostenute con mezzi di pagamento tracciabili (bancomat, carta di credito, assegno…) e attestate tramite la presentazione dello scontrino rilasciato dal POS al momento del pagamento; diversamente queste non saranno rimborsabili.

L’utilizzo del mezzo proprio deve essere segnalato in anticipo in quanto soggetta ad autorizzazione.

Il relatore dovrà fornire le simulazioni della tratta interessata nel caso sia percorsa con mezzi pubblici, per poter valutare se il caso specifico rientra tra quelli previsti nel Regolamento missioni vigente.

Sono due procedure diverse. Nel primo caso deve farsi riferimento alle apposite istruzioni presenti su questo stesso sito: link.

Per l’iscrizione al convegno valgono le istruzioni e/o faq relative alle missioni (competenza missioni@sp.unipi.it).

In linea generale è importante sottolineare che le due spese, se contestuali, devono essere fatturate o documentate separatamente, preferibilmente in due documenti o, se in un unico documento, distinguendo la spesa. N.B. qualora un organizzatore italiano emetta fattura, deve essere previamente contattata la segreteria, comunicando i recapiti dell’Associazione/Società scientifica.

E’ possibile prenotare mediante questi servizi, con l’accortezza di chiedere sempre la fattura o ricevuta all’host (struttura ricettiva) e non all’intermediario, il quale eventualmente fattura solo il servizio di intermediazione ma mai il servizio di alloggio. In alcuni casi è possibile che la fattura venga emessa da un soggetto terzo.

Si consiglia di chiarire questo aspetto con l’host prima di prenotare.

Premesso che il regolamento per le missioni fuori sede si basa sul principio del rimborso delle spese sostenute dal soggetto interessato, è necessario consultare preventivamente la segreteria (missioni@sp.unipi.it), con un certo anticipo rispetto alla scadenza dell’iscrizione (almeno sette/dieci giorni lavorativi a seconda se l’organizzatore sia italiano o straniero), soprattutto per verificarne gli aspetti fiscali. Dei documenti errati possono compromettere il rimborso (o il pagamento).

In merito si fa rinvio alle ulteriori indicazioni sul sito del Dipartimento:

• Indicazioni per iscrizioni a convegni e congressi all’estero
• Indicazioni per iscrizioni a convegni e congressi in Italia

In ogni caso, l’interessato deve innanzitutto richiedere l’autorizzazione alla missione attraverso la modulistica standard e successivamente assicurarsi che l’organizzazione sia in grado di rilasciare un documento intestato alla struttura di appartenenza, con l’indicazione del suo nominativo (prof./dott. Xyx). Una volta chiariti gli aspetti di cui sopra e autorizzato dalla segreteria il soggetto interessato può effettuare il pagamento in modo autonomo. Il documento rilasciato dall’organizzatore dell’evento deve essere immediatamente trasmesso alla segreteria (missioni@sp.unipi.it) per la registrazione contabile.

No, attualmente il regolamento per le missioni fuori sede prevede  l’obbligo di presentare i giustificativi in originale. Per consegnare o lasciare in portineria i documenti in originale è previsto un apposito modulo (verbale di consegna).

Nella risposta viene fatto innanzitutto rinvio alla FAQ sugli alloggi tramite intermediari. Si ricorda comunque che la struttura ricettiva è tenuta ad emettere un documento. Bisogna fare attenzione alla ricevuta rilasciata. Chi gestisce occasionalmente un bed and breakfast non ha alcun obbligo di rilasciare un documento ai fini fiscali ma deve compilare una semplice ricevuta da consegnare al cliente, con l’unica accortezza di applicare una marca da bollo da 2 euro nel caso in cui la tariffa fosse superiore ai 77,47 euro. Si prega quindi di fare attenzione che la ricevuta sia correttamente compilata. In caso di irregolarità non sarà possibile procedere al rimborso della spesa sostenuta.

La domanda di missione, predisposta attraverso le modalità descritte sulla pagina dedicata dell’Ateneo, deve essere inviata almeno tre giorni lavorativi prima dell’inizio della missione, salvo casi motivati di urgenza.

È sempre necessario ottenere per iscritto il nulla osta preventivo del Coordinatore del Dottorato, nonché dell’eventuale Docente responsabile dei fondi. Tale nulla osta avverrà tramite la procedura di autorizzazione dell’applicativo Web missioni. Il giustificativo di spesa, fattura o ricevuta, deve essere intestato al Dipartimento (cfr. apposita FAQ), pertanto è necessario prendere contatti con la segreteria (missioni@sp.unipi.it) prima di effettuare l’iscrizione e/o il pagamento. Non sarà possibile rimborsare spese non autorizzate secondo la suddetta procedura. Nel caso in cui sia necessaria l’emissione di un ordine – solitamente quando viene emessa fattura ed è il Dipartimento che paga – è necessario utilizzare il modulo di richiesta per i buoni d’ordine.

No, la procedura è stabilita dal Regolamento sugli incarichi esterni conferiti al personale docente universitario e prevede obbligatoriamente la compilazione di un’apposita modulistica reperibile al seguente link. A tale indirizzo sono presenti le istruzioni. La segreteria dipartimentale potrà procedere con l’istruttoria di competenza solo dopo comunicazione da parte della Direzione del Personale. Si ricorda che l’esistenza di un incarico esterno è incompatibile con l’incarico di missione, fatta salva la possibilità di specificare o documentare l’interesse dell’Ateneo.

Individuati i fondi necessari a coprire la spesa, può essere seguita la normale procedura per gli acquisti (v. apposita FAQ). L’interessato deve inviare una richiesta a ordini@sp.unipi.it allegando un preventivo, Locandina (per i convegni/seminari…) oltre che il modulo di richiesta d’ordine debitamente compilato e sottoscritto digitalmente (reperibile al seguente link).  Prima di chiedere il preventivo al ristorante ci si deve assicurare che lo stesso sia presente nella c.d. “White list” pubblicata periodicamente dalla prefettura di Pisa al seguente