FAQ

Convegni

Devo iscrivermi ad un convegno che si terrà in Pisa / ad un convegno on-line. Che modulo devo utilizzare?
Normalmente la partecipazione ad un convegno è attività svolta all’interno di una missione. È quindi necessaria la preventiva autorizzazione da parte del Direttore, da richiedersi attraverso l’apposito modulo missione presente sul sito. Per i convegni che si svolgono in Pisa, oppure per i convegni on-line, per i quali si intende richiedere il rimborso spese di iscrizione, per non appesantire con ulteriore modulistica si può utilizzare comunque il modulo missione standard, specificando che la richiesta è solo ai fini del rimborso spese.
Devo iscrivermi ad un convegno. Si occupa di tutto la segreteria? È possibile il pagamento anticipato da parte del Dipartimento?
Premesso che in presenza di dubbi è sempre auspicabile rivolgersi preventivamente alla segreteria (missioni@sp.unipi.it), il regolamento per le missioni fuori sede si basa sul principio del rimborso delle spese sostenute dal soggetto interessato. Quest’ultimo deve innanzitutto richiedere l’autorizzazione alla missione attraverso la modulistica standard e successivamente assicurarsi che l’organizzazione sia in grado di rilasciare una fattura intestata alla struttura di appartenenza, con l’indicazione del suo nominativo (prof./dott. Xyx). Una volta chiariti gli aspetti di cui sopra e autorizzato dalla segreteria il soggetto interessato può effettuare il pagamento in modo autonomo. La fattura rilasciata dall’organizzatore dell’evento deve essere immediatamente trasmessa alla segreteria (missioni@sp.unipi.it) per la registrazione contabile.
Dove trovo i dati fiscali dell’Università di Pisa da far inserire nelle fatture?
I dati fiscali dell’Università di Pisa si trovano in fondo a sinistra alla pagina principale www.unipi.it.
Sono un dottorando, vorrei iscrivermi ad un convegno/workshop/seminario/summer school per il quale è previsto il pagamento delle spese di partecipazione. Come devo comportarmi?

È sempre necessario ottenere per iscritto il nulla osta preventivo del Coordinatore del Dottorato, nonché dell’eventuale Docente responsabile dei fondi. Tale nulla osta va ottenuto presentando l’apposto modulo per missione (cfr. apposita FAQ). Il giustificativo di spesa, fattura o ricevuta, deve essere intestato al Dipartimento (cfr. apposita FAQ), pertanto è necessario prendere contatti con la segreteria (missioni@sp.unipi.it) prima di effettuare l’iscrizione e/o il pagamento. Non sarà possibile rimborsare spese non autorizzate secondo la suddetta procedura.

Vorrei chiedere il contributo di Ateneo per l’organizzazione di un convegno / pubblicazione atti. Quali sono le regole da seguire?

Le istruzioni dettagliate sono riportate nella seguente pagina; la lettera di autorizzazione firmata dal Direttore di Dipartimento può essere richiesta scrivendo a ricerca@sp.unipi.it allegando la documentazione indicata nelle suddette istruzioni.

Fondi

Come posso ottenere la situazione dei fondi a me assegnati?
Scrivendo alla casella bilancio@sp.unipi.it.
Cosa si intende per “data di scadenza dei fondi”?

Le risorse devono essere utilizzate entro la data indicata mediante:

  • costi effettivamente sostenuti, mediante la registrazione di un documento di spesa quale fattura, notula, nota di debito di altra struttura;
  • scritture anticipate (ex “impegni”) registrate a fronte di ordini, contratti, o altro atto sottoscritto dal Direttore di dipartimento da cui si possa desumere, in modo chiaro, il nominativo del creditore, l’importo e la causale.

Incarichi

Devo partecipare in qualità di commissario ad una commissione di concorso. A chi devo richiedere l’attestazione di positiva valutazione di cui all’art. 6, comma 7, della legge n. 240/2010?

L’esito dell’ultima valutazione è contenuto nel Decreto rettorale 599/2021 del 27 aprile 2021, che però contiene i nominativi di tutti i docenti del Dipartimento e non può essere diffuso per problemi di privacy. Analogamente a quanto l’Università di Pisa richiede ai propri commissari esterni, il docente potrà autocertificare l’esito della valutazione ricevuta, eventualmente avvalendosi della modulistica fornita dall’Ateneo che invita.

Missioni

Devo iscrivermi contestualmente ad una società scientifica e ad un convegno. A chi devo rivolgermi?
Sono due procedure diverse. Nel primo caso deve farsi riferimento alle apposite istruzioni presenti su questo stesso sito (competenza ordini@sp.unipi.it). Per l’iscrizione al convegno valgono le istruzioni e/o faq relative alle missioni (competenza missioni@sp.unipi.it).
Devo iscrivermi ad un convegno che si terrà in Pisa / ad un convegno on-line. Che modulo devo utilizzare?
Normalmente la partecipazione ad un convegno è attività svolta all’interno di una missione. È quindi necessaria la preventiva autorizzazione da parte del Direttore, da richiedersi attraverso l’apposito modulo missione presente sul sito. Per i convegni che si svolgono in Pisa, oppure per i convegni on-line, per i quali si intende richiedere il rimborso spese di iscrizione, per non appesantire con ulteriore modulistica si può utilizzare comunque il modulo missione standard, specificando che la richiesta è solo ai fini del rimborso spese.
Devo iscrivermi ad un convegno. Si occupa di tutto la segreteria? È possibile il pagamento anticipato da parte del Dipartimento?
Premesso che in presenza di dubbi è sempre auspicabile rivolgersi preventivamente alla segreteria (missioni@sp.unipi.it), il regolamento per le missioni fuori sede si basa sul principio del rimborso delle spese sostenute dal soggetto interessato. Quest’ultimo deve innanzitutto richiedere l’autorizzazione alla missione attraverso la modulistica standard e successivamente assicurarsi che l’organizzazione sia in grado di rilasciare una fattura intestata alla struttura di appartenenza, con l’indicazione del suo nominativo (prof./dott. Xyx). Una volta chiariti gli aspetti di cui sopra e autorizzato dalla segreteria il soggetto interessato può effettuare il pagamento in modo autonomo. La fattura rilasciata dall’organizzatore dell’evento deve essere immediatamente trasmessa alla segreteria (missioni@sp.unipi.it) per la registrazione contabile.
Dove trovo i dati fiscali dell’Università di Pisa da far inserire nelle fatture?
I dati fiscali dell’Università di Pisa si trovano in fondo a sinistra alla pagina principale www.unipi.it.
Durante lo svolgimento di una missione devo pernottare presso un hotel ma sono disponibili solo camere doppie. Come devo comportarmi?
Nella ricevuta rilasciata dall’hotel deve obbligatoriamente essere presente la specifica “doppia ad uso singolo” o equivalente.
Al momento della richiesta del rimborso di una missione posso presentare fotocopie dei giustificativi?
No, attualmente il regolamento per le missioni fuori sede prevede l’obbligo di presentare i giustificativi in originale.
Come devo regolarmi con i giustificativi in originale in formato elettronico?
Qualora i giustificativi originali siano in formato elettronico deve essere fornita copia o stampa del documento di pagamento, allegando una dichiarazione nella quale si garantisce la veridicità di tale documentazione e che non è stata presentata un’altra richiesta di rimborso ad altro ente relativamente allo stesso giustificativo.
Devo pernottare presso un bed and breakfast, ci sono accortezze particolari?
Bisogna fare attenzione alla ricevuta rilasciata. Chi gestisce occasionalmente un bed and breakfast non ha alcun obbligo di rilasciare un documento ai fini fiscali ma deve compilare una semplice ricevuta da consegnare al cliente, con l’unica accortezza di applicare una marca da bollo da 2 euro nel caso in cui la tariffa fosse superiore ai 77,47 euro. Si prega quindi di fare attenzione che la ricevuta sia correttamente compilata (dati dell’esercente, dati UNIPI, nominativo dell’ospite, presenza dell’eventuale marca da bollo). In caso di irregolarità non sarà possibile procedere al rimborso della spesa sostenuta.
A chi devo inviare la domanda di missione e con quale tempistica?
La domanda di missione, predisposta sull’apposito modulo presente su questo stesso sito, deve essere inviata direttamente a missioni@sp.unipi.it almeno tre giorni prima dell’inizio della missione, salvo casi motivati di urgenza.
Sono un dottorando, vorrei iscrivermi ad un convegno/workshop/seminario/summer school per il quale è previsto il pagamento delle spese di partecipazione. Come devo comportarmi?

È sempre necessario ottenere per iscritto il nulla osta preventivo del Coordinatore del Dottorato, nonché dell’eventuale Docente responsabile dei fondi. Tale nulla osta va ottenuto presentando l’apposto modulo per missione (cfr. apposita FAQ). Il giustificativo di spesa, fattura o ricevuta, deve essere intestato al Dipartimento (cfr. apposita FAQ), pertanto è necessario prendere contatti con la segreteria (missioni@sp.unipi.it) prima di effettuare l’iscrizione e/o il pagamento. Non sarà possibile rimborsare spese non autorizzate secondo la suddetta procedura.

Devo andare in missione durante il periodo COVID: ci sono adempimenti particolari?

Deve controllare sul sito di Ateneo se sono in vigore regole specifiche. Ad esempio, alla data del quesito (10 maggio 2021) il Decreto del Rettore 618/2021 al punto D.2 prevede che nell’autorizzazione di missione il Direttore del Dipartimento deve dare conto della indispensabilità o indifferibilità della singola missione per lo svolgimento dell’attività di ricerca di ciascun professore, ricercatore anche a t.d., assegnista, dottorando, specializzando, contrattista, borsista. I richiedenti sono pertanto obbligatoriamente tenuti a comunicare tali informazioni al Direttore nelle note del modulo di autorizzazione alla missione.

Nulla osta

Mi è stato proposto un incarico esterno. Posso comunicare / chiedere l’autorizzazione direttamente al Dipartimento / anticiparmi sui tempi?
No, la procedura è stabilita dal Regolamento sugli incarichi esterni conferiti al personale docente universitario e prevede obbligatoriamente la compilazione di un’apposita modulistica reperibile al seguente link. A tale indirizzo sono presenti le istruzioni. La segreteria dipartimentale potrà procedere con l’istruttoria di competenza solo dopo comunicazione da parte della Direzione del Personale.

Ordini

Devo richiedere un lavoro di editing, a quale casella devo scrivere?
Dipende dalla natura del fornitore (solo quest’ultimo può fornire l’informazione). Se è un’impresa (individuale, società, ecc.) siamo di fronte ad un appalto di servizi e bisogna scrivere a ordini@sp.unipi.it
In caso sia un professionista/occasionale si tratta di una prestazione d’opera e l’indirizzo è incarichi@sp.unipi.it. Si fa presente che per quest’ultimo caso è necessaria, di regola, l’emanazione di un bando.
È possibile effettuare ordini con pagamento anticipato?
Il corrispettivo è il prezzo che il committente è tenuto a corrispondere in favore dell’appaltatore a fronte della prestazione fornita da quest’ultimo. Il principio generale per i contratti delle PA, del pagamento del corrispettivo solo a completa ultimazione ed accettazione della prestazione contrattuale con il collaudo, che sarebbe impossibile applicare in toto, è mitigato dall’introduzione nell’attuale codice dei contratti pubblici, della disciplina delle anticipazioni a favore dell’appaltatore e della previsione di pagamenti con rate di acconto in coerenza con gli stati di avanzamento della prestazione. La rata finale a saldo avviene solo ad esito positivo del collaudo. Negli atti di gara e nel contratto, devono essere disciplinate le modalità di pagamento, in particolare gli importi delle rate di acconto e le modalità di erogazione delle stesse. A tale disciplina consegue l’emissione delle fatture da parte dell’appaltatore.
Ci sono adempimenti particolari per gli ordini esteri?
Gli ordini esteri sono soggetti agli adempimenti di cui alla circolare del Direttore generale del 48801 del 31 luglio 2018, che prevede: al riguardo, poiché il possesso dei requisiti di regolarità penale, fiscale e contributiva negli appalti pubblici sopra la soglia comunitaria è prescritto dall’ art. 57 della direttiva 2014/24/UE ed è considerato obbligatorio anche per le procedure sotto la soglia comunitaria (vedi relazione AIR alle Linee Guida n. 4 dell’ ANAC), ritengo che agli operatori economici esteri, sia UE che extra UE, debba essere richiesto di compilare il DGUE nella versione inglese, che allego, o, almeno una dichiarazione, in inglese, di inesistenza delle suddette cause di esclusione, redatta come segue:
“We declare that none of the exclusion grounds of article 57 of the Directive 2014/24/EU of the European Parliament and of the Council, of 26 February 2014, applies to our company.”
Il documento DGUE in versione inglese (ESPD) è disponibile al seguente link.
Non sarà pertanto possibile procedere con un ordine al fornitore che non potrà/vorrà rilasciare le dichiarazioni di cui sopra.
Devo iscrivermi contestualmente ad una società scientifica e ad un convegno. A chi devo rivolgermi?
Sono due procedure diverse. Nel primo caso deve farsi riferimento alle apposite istruzioni presenti su questo stesso sito (competenza ordini@sp.unipi.it). Per l’iscrizione al convegno valgono le istruzioni e/o faq relative alle missioni (competenza missioni@sp.unipi.it).
Dove trovo i dati fiscali dell’Università di Pisa da far inserire nelle fatture?
I dati fiscali dell’Università di Pisa si trovano in fondo a sinistra alla pagina principale www.unipi.it.
Devo acquistare un bene/servizio. Quanti preventivi sono richiesti?
Per i normali acquisti dipartimentali sarebbe sufficiente un unico preventivo ma secondo il Codice dei contratti pubblici e ANAC deve comunque darsi atto dello svolgimento di un’indagine di mercato. La presentazione di due preventivi permette di dimostrare di aver svolto tale indagine.
Posso acquistare su Amazon?
Al momento non è possibile acquistare attraverso tale piattaforma.
Posso acquistare materiale librario attraverso il fondo economale (c.d. minute spese).
Secondo le disposizioni degli Organi di governo dell’Università di Pisa l’acquisto di materiale librario deve obbligatoriamente transitare attraverso il Sistema bibliotecario. Si ritiene tuttavia ammissibile l’acquisto con il fondo economale di materiale considerato “di consumo”, non inventariabile, destinato a deteriorarsi velocemente, quale ad esempio quello per esercizi in aula (su cui scrivere, da colorare, con parti da staccare, ecc.).
Come posso acquistare materiale librario “sui miei fondi”?
Secondo le disposizioni degli Organi di governo dell’università di Pisa l’acquisto di materiale librario deve obbligatoriamente transitare attraverso il Sistema bibliotecario. Non sono ammesse eccezioni, se non dietro autorizzazione dello SBA.
A chi posso lasciare le ricevute/scontrini in segreteria in attesa del rimborso attraverso il fondo economale?
Le ricevute e gli scontrini equivalgono al denaro contante in quanto devono essere consegnate in originale e devono essere consegnate dall’interessato personalmente all’economo del Dipartimento (Responsabile amministrativo). Non vanno pertanto lasciate in custodia ad alcuno, né è possibile la consegna per interposta persona. L’economo declina ogni responsabilità in caso non sia rispettata tale suggerimento.
Devo acquistare un nuovo PC/altro materiale informatico: quale procedura devo seguire?

Se si dispone di fondi da finanziatori esterni può essere seguita la normale procedura per gli acquisti (v. apposita FAQ).

Se si intende utilizzare fondi di Ateneo, quest’ultimo garantisce ad ogni docente 1500 euro nel triennio 2019-2021. L’interessato deve inviare una richiesta a ordini@sp.unipi.it allegando due preventivi. Alla data di redazione della FAQ (28 aprile 2021) non è più possibile utilizzare altri fondi di Ateneo, neppure per coprire una eventuale differenza di prezzo oltre i 1500 euro. Rimane possibile combinare i 1500 euro con altri fondi di provenienza esterna.

Che caratteristiche devono avere i preventivi da presentare alla segreteria?

Il preventivo deve riportare chiaramente i dati identificativi del fornitore (ragione/denominazione sociale, indirizzo, partita IVA/VAT se comunitario ecc.) ed essere intestato al Dipartimento. I beni riportati nei preventivi devono essere comparabili. Inoltre, il confronto di preventivi deve basarsi su prodotti di Ditte alle quali potrebbe in seguito essere fatto l’ordine; quindi, se vi sono fornitori con le quali non possiamo contrattare perché non accettano di emettere fattura elettronica (in Italia) o non accettano pagamenti posticipati, le offerte di  tali Ditte non possono essere prese in considerazione.

Vorrei richiedere al Centro linguistico di Ateneo una traduzione/revisione di testi in lingua straniera. A chi devo rivolgermi? Ci sono limitazioni?

Nel caso si intenda affidare l’incarico ad un lettore specifico è necessario attivare la procedura che richiede il nulla osta del Direttore del CLI e del Direttore generale. Questa opzione non permette di utilizzare fondi di Ateneo/MUR ecc.

In alternativa il CLI può offrire il servizio attraverso un traduttore dipendente dell’Ateneo appositamente reclutato. In quest’ultimo caso è possibile utilizzare anche fondi interni (sempreché tale categoria di spesa di ammessa dalle specifiche regole di finanziamento). Il costo delle due opzioni è identico. Per avviare la pratica va contattata l’unità ordini del Dipartimento.

Come devo regolarmi per l’acquisto di un PC/MAC/stampante/altro hardware con gli appositi fondi messi a disposizione dall’Ateneo?

L’Ateneo mette a disposizione di ciascun docente la somma massima di euro 1500 da utilizzare entro il 2021. Per procedere alla richiesta di tali fondi l’interessato deve inviare all’indirizzo ordini@sp.unipi.it due preventivi comparabili. Non è possibile integrare il finanziamento con altri fondi interni. Poiché la procedura richiede l’intervento di più uffici dell’amministrazione centrale è consigliabile attivarsi con congruo anticipo.

Personale tecnico amministrativo